1. Propiedades de campos y formatos

En la práctica anterior vimos que los campos tenían un conjunto de propiedades que ampliaban las posibilidades y funcionalidad de los campos. Estas propiedades tienen gran interés a la hora de implementar las tablas ya que, en ocasiones, necesitamos fijar opciones sobre campos que no podemos implementar sólo con el tipo.

2. Tipo de datos: autonumérico

Un cambio muy útil que podemos realizar en nuestra tabla es hacer que nuestra clave primaria tome valores automáticamente. Esta opción hará que el campo no se pueda editar y que, automáticamente, introduzca un valor secuencial a cada nueva inserción.

Tabla PELICULA. Edición

• Abre la base de datos "videoclub".
• Haz clic en el botón Tablas de barra de Base de datos.
• Selecciona la tabla Pelicula.

• Edita la tabla Pelicula. Haz clic en el icono Editar o haz clic con el botón derecho y elige la opción Editar.

• Ve al campo "Id_pelicula".

• Fija el valor de la propiedad Valor Automático a Sí.

• Guarda los cambios.

A partir de ahora, cada vez que introduzcamos una nueva fila en la tabla PELICULA, al campo Id_pelicula se le asignará el mayor valor asignado hasta ese momento incrementado en 1.

3. Propiedad: tamaño o longitud

Permite establecer el tamaño máximo de los datos almacenados en un campo de tipo Texto o Numérico. De este modo se asegura que el campo puede almacenar cualquier valor que se introduzca y que los números introducidos no sean mayores de lo esperado.

La longitud máxima de los campos deberá tener en cuenta el tipo de éstos, ya que en el caso de los numéricos, las posiciones decimales también cuentan y se restarán del tamaño total. Además, algunos campos como son imagen, Fecha o Si/No, no tendrán en cuenta esta propiedad puesto que no será necesaria.

Vamos a fijar la longitud del campo "Director" a 35 caracteres.

Tabla PELICULA. Edición

• Haz clic en el botón Tablas de barra de Base de datos.
• Selecciona la tabla Pelicula.
• Edita la tabla Pelicula. Haz clic en el icono Editar o haz clic con el botón derecho y elige la opción Editar.

• Ve al campo "Director".

• Fija el valor de la propiedad Longitud a 35.

• Guarda los cambios.

4. Propiedad: valor por defecto

Mediante esta propiedad podemos establecer un valor por defecto para un campo. De este modo, cuando se cree un nuevo registro, en dicho campo aparecerá el valor predeterminado. Este valor puede modificarse, igual que el resto de datos del registro.

Vamos a fijar los valores por defecto para los campos que se indican:

• Titulo: Sin título
• Director: Desconocido
• Soporte: DVD
• Duracion: 0
• Genero: Sin género
• Argumento: No conocido

Tabla PELICULA. Edición

• Haz clic en el botón Tablas de barra de Base de datos.
• Selecciona la tabla Pelicula.
• Edita la tabla Pelicula.

• Ve al campo "Duracion".

• En las propiedades, selecciona el campo Valor predeterminado y fija su valor a 0.

En caso de que el campo sea de cualquier otro tipo, el valor deberá adaptarse a éste.

• Ve al campo "Titulo".
• En las propiedades, selecciona el campo Valor predeterminado y fija su valor a "Sin título".

• Repite los pasos anteriores para los campos Director, Soporte, Genero y Argumento.
• Guarda los cambios.

5. Propiedad: requerido

En muchos casos nos encontramos que hay campos que son información fundamental de nuestro interés, mientras otros son opcionales. La propiedad “requerido” obliga al usuario a introducir datos en un campo para poder guardar el registro. De este modo, dicho campo no podrá contener valores nulos, es decir, no podrá estar vacío.

Así pues, dichos campos serán obligatorios y, en caso de dejarlos vacíos, la aplicación visualizará un mensaje de error similar al que se muestra en la figura (en el que se indica que no se puede insertar un valor no nulo en esa columna):

Vamos a establecer como campos requeridos de la tabla el título, el director y el año. De este modo, y como es lógico, obligamos a que toda película tenga un título, un director y un año de producción.

Tabla PELICULA. Edición

• Haz clic en el botón Tablas de barra de Base de datos.
• Selecciona la tabla Pelicula.
• Edita la tabla Pelicula.

• Ve al campo "Titulo".

• En la parte inferior, fijar el valor de Entrada requerida a Sí.

• Repite los pasos anteriores para los campos "Director" y "Anyo".
• Guarda los cambios.

6. Propiedad: formato

La propiedad Formato determina la manera en que se mostrarán los datos en un campo de una tabla, pero no los modifica.

A la hora de modificar el formato podemos hacerlo de dos formas distintas: mediante el asistente o escribiendo directamente la máscara en el campo. El primero nos ayuda con ejemplos en los que podemos ver el resultado y el segundo permite, en caso de conocer la máscara exacta, una mayor velocidad.

Vamos a fijar los formatos de los campos que se indican:

• Anyo (queremos que sólo se muestre el año):
  • Categoría: Fecha
  • Formato: AAAA
• Duracion:
  • Categoría: Cantidad
  • Formato: ##,##

Tabla PELICULA. Edición

• Haz clic en el botón Tablas de barra de Base de datos.
• Selecciona la tabla Pelicula.
• Edita la tabla Pelicula.

• Ve al campo "Anyo".
• En el panel de propiedades, haz clic en el botón con dos puntos suspensivos del campo Ejemplo de formato.
• Elige la categoría Fecha. Hasta ahora nuestro campo “Anyo” estaba predefinido como DD/MM/AA; es decir, dos cifras para el día, dos para el mes y dos para el año.
• En el campo Formato de código teclea AAAA. Después, pulsa el icono de la derecha Añadir.

• Comprueba que se ha añadido el nuevo formato:

• Repite los pasos anteriores para el campo "Duracion". En el campo Formato de código teclea ##,##.
• Guarda los cambios.
• Cierra la tabla PELICULA.

7. Introducción de datos

Las bases de datos están concebidas para almacenar datos de forma organizada y poder, posteriormente, extraer información de ellas. Estos datos pueden ser alterados mediante las tres operaciones principales: inserción, modificación y eliminación.

• Por ejemplo:

• Para terminar, guarda los cambios.

Si nos fijamos en el campo "Anyo" (que hemos cambiado en la unidad anterior para que el formato sea AAAA), se ha fijado con el valor del año de la fecha introducida. De esta forma, si insertamos una fecha como 1/1/2000, el campo mostrará 2000 automáticamente.

Otro elemento a destacar es el "Id_pelicula", el cual es autonumérico, con lo que no deja editar su valor y lo pone automáticamente al siguiente del mayor de los valores.

9. Orden de datos

Para ordenar simplemente hay que señalar sobre el nombre de la columna deseada y elegir si queremos que ordene las filas ascendente o descendentemente.

9.1. Ordenar por una columna

Podemos ordenar los datos según el orden (ascendente o descendente) de una columna.

Ordenar datos. Una columna

En la tabla PELICULA, vamos a ordenar la columna Titulo ascendentemente, es decir, alfabéticamente.

• Haz clic en el botón Tablas de la Barra de Objetos.
• Selecciona la tabla Película y haz doble clic sobre ella o con el botón derecho del ratón elige la opción Abrir.

• Selecciona la columna "Titulo":

• Haz clic en el icono de orden descendente. o
• El resultado será similar al siguiente:

• Captura la pantalla con los datos y guárdala como "orden1".

Para restaurar el orden inicial por Id_pelicula bastará con ir a dicha columna y aplicar el orden ascendente. o

9.2. Ordenar por varias columnas

También podemos ordenar varias columnas a la vez, aunque para ello debemos seleccionar el botón ordenar . Una vez pulsado, se mostrará una ventana donde podremos seleccionar tanto las columnas afectadas como el tipo de ordenación, pudiendo ordenar hasta un máximo de 3 columnas.

Vamos a ordenar de 2 formas diferentes mediante 2 columnas a la vez.

Ordenar datos. Columnas título y director

• Haz clic en el botón Tablas de la Barra de Objetos.
• Selecciona la tabla Película y haz doble clic sobre ella o con el botón derecho del ratón elige la opción Abrir.
• Haz clic en el botón Ordenar.

• Ordena por título ascendentemente y por director descendentemente:

• Haz clic en Aceptar.
• Captura la pantalla con los datos y guárdala como "orden2".

Ordenar datos. Columnas soporte y género

• Repite los pasos anteriores, pero ahora ordena por soporte descendentemente y por género ascendentemente:

• Haz clic en Aceptar.
• Captura la pantalla con los datos y guárdala como "orden3".

Para volver al estado anterior (el inicial que tenía la tabla), tendremos que volver a seleccionar el botón ordenar y dejar los nombres de los campos al valor Ninguno.

10. Filtro de datos

Las opciones de filtrado de datos nos permiten elegir de forma simple qué datos queremos que se muestren. Las cuatro opciones, por el orden en el cual aparecen los botones, son:

Filtrar datos. Autofiltro

Vamos a filtrar los campos cuyo soporte sea DVD.

• Ve a la columna Soporte y sitúate sobre el valor DVD.

• Pulsa el botón Autofiltro.
• Se mostrarán los resultados filtrados:

• Captura la pantalla y guárdala como "autofiltro".
• Activar/desactivar el filtro:

• Pulsa el botón Usar filtro.
• Se mostrarán todas las filas de la tabla:

Filtro con criterios

Vamos a mostrar aquellas películas cuya duración sea superior a 135 minutos.

• Ve a la columna duración y pulsa el botón Filtro estándar.
• Fija los valores de la duración como se indican en la figura:

• Haz clic en Aceptar.
• Ahora sólo se mostrarán las películas cuya duración sea superior a 135 minutos:

• Captura la pantalla y guárdala como "filtroestandar".

• Eliminar el filtro:
• Pulsa el botón Eliminar filtro/orden.
• Se mostrarán todas las filas de la tabla:

También podemos filtrar con diferentes criterios indicándolo en la ventana de filtro. Si utilizamos el ejemplo anterior podríamos filtrar aquellas películas cuya duración es mayor de 135 y cuyo Id_pelicula es menor o igual que 3:

Cerrar la base de datos

• Elimina todos los filtros que has aplicado.
• Guarda los cambios en la base de datos.
• Cierra la base de datos "videoclub".

Subir las capturas

• Sube los ficheros "orden1.png", "orden2.png", "orden3.png", "autofiltro.png" y "filtroestandar.png" a la plataforma.