1. Ordenación de datos

Uno de los elementos más importantes en una tabla es la ordenación, ya que permite ver, de una pasada, los registros de manera organizada. Además, el filtrado permitirá poner el énfasis en aquellos datos sobre los que queremos obtener información. En esta unidad aprenderemos a organizar y filtrar los datos para obtener sólo los que queremos.

Los registros se muestran en la tabla ordenados, por defecto, según el contenido de un determinado campo, más concretamente el que se haya definido como llave primaria (concepto que se estudiará más adelante). Aun así, y si lo requerimos ordenar, simplemente hay que señalar sobre el nombre de la columna deseada y elegir si queremos que ordene las filas ascendente o descendentemente.

1.1. Ejemplo práctico. Biblioteca

Pasos a seguir:

• Abrimos la base de datos.
• Abrimos la tabla para edición.
• Seleccionamos la columna que queremos ordenar, por ejemplo "Registro".

• Seleccionamos el icono de orden ascendente. o

• El resultado será que la columna "Registro" estará ordenada ascendentemente:

También podemos realizar una ordenación en orden inverso, es decir, de manera descendente utilizando el icono o . Ahora la columna "Registro" estará ordenada descendentemente:

Ordenar datos por columnas

• Abre la base de datos "discoteca".
• Haz capturas de pantalla de los pasos siguientes:

• Abre la tabla "MUSICA" para introducción de datos (doble clic sobre la tabla).
• Ve a la columna "Titulo" y haz clic en el icono de orden descendente. o
• El resultado será similar al siguiente:

• Captura la pantalla y guárdala como "orden".
• Para restaurar el orden inicial por ID bastará con ir a la columna ID y aplicar el orden ascendente. o

• Pueba a utilizar el orden descendente en otra columna (la que elijas).

2. Filtrado de datos

Existen ocasiones en las que interesa visualizar o trabajar con un único grupo de registros y ocultar los demás. Para ello podemos utilizar las opciones de filtrado, las cuales nos permiten elegir de forma simple qué datos queremos que se muestren. Las cuatro opciones, por el orden en que aparecen los botones, son:

Vamos a ver los distintos tipos de filtros con el ejemplo de la base de datos biblioteca.

2.1. Autofiltro o filtro automático

El autofiltro permite mostrar las filas cuyo contenido cumple con los criterios del filtro. En el ejemplo se han filtrado los registros cuyo título sea "Cantar del Mío Cid":

2.2. Usar filtro

La opción usar filtro permite activar o desactivar el filtro. Si pulsamos el botón una vez aplicado el filtro anterior, la tabla se mostrará como lo hacía sin filtro:

2.3. Filtro estándar

En caso de que queramos aplicar más de un filtro a la vez deberemos de seleccionar esta opción. Para ello se utilizarán vínculos Y/O. En el ejemplo se mostrarían aquellos registros cuyo Año sea >1970 y cuyo Registro sea > 100:

2.4. Eliminar el filtro/orden

Esta opción permite volver a mostrar la tabla como lo hacía sin filtro. Es similar al caso de Usar filtro aunque en éste no se puede volver a aplicar el filtro a no ser que pulsemos la opción de Autofiltro o Filtro estándar.

Filtrar datos. Autofiltro

Vamos a filtrar la tabla MUSICA por el campo soporte de forma que se muestren aquellos álbumes en soporte CD.

• Ve a la columna Soporte.
• Selecciona cualquier álbum que tenga como soporte CD.
• Haz clic sobre el icono Autofiltro.
• El resultado será similar al siguiente:

• Captura la pantalla y guárdala como "autofiltro".
• Elimina el filtro haciendo clic en Eliminar filtro/orden.

Filtro con criterios

Ahora vamos a aplicar un filtro con criterios. Para ello supongamos que sólo queremos que se muestren aquellos álbumes de música que nos costaron más de 15 €.

• Ve a la columna Precio y haz clic en el botón Filtro estándar.
• Pon los criterios como se indica en el paso inferior y pulsa Aceptar.

• Ahora sólo se mostrarán los álbums de más de 15 €.

• Captura la pantalla y guárdala como "filtest1".
• Elimina el filtro haciendo clic en Eliminar filtro/orden.

Aplicar filtros adicionales

Aplica el siguiente filtro estándar :

• Los álbumes cuyo precio sea >5 y cuyo idioma sea "Inglés".
• Captura la pantalla y guárdala como "filtest2".
• Elimina el filtro haciendo clic en Eliminar filtro/orden.

3. Búsqueda de datos

Otra de las opciones interesantes que posee Base es la de permitir la búsqueda de registros. Para ello la tabla debe estar abierta para introducción de datos y pulsar el botón o .

Una vez pulsemos el botón se mostrará una ventana con diferentes opciones para la búsqueda:

Entre las opciones encontramos:

• Texto: caracteres a buscar en la tabla
• Área: permite indicar si la búsqueda se realizará en todos los campos o en campos individuales (que podemos seleccionar)
• Configuración: ofrece diferentes posibilidades de búsqueda como:
  • Posición de los caracteres a buscar
  • Buscar hacia adelante o hacia atrás
  • Usar expresiones como comdines (como por ejemplo * para indicar un conjunto de caracteres)
  • Hacer que coincidan las mayúsculas y las minúsculas con las de los caracteres a buscar

3.1. Ejemplo práctico: biblioteca

Como ejemplo tenemos la imagen de la búsqueda en la que encontraríamos todos aquellos títulos cuyo final sea tos. Para ello deberemos utilizar el carácter comodín * (para indicar un conjunto de caracteres) seguido de los caracteres tos. También será necesario pulsar la opción Expresión con comodines ya que de lo contrario no funcionaría la búsqueda:

Tabla MUSICA. Búsquedas de datos

A continuación realiza las siguientes búsquedas en la tabla MUSICA, haciendo capturas de pantalla de los resultados:

• Los álbumes cuyo idioma sea "Español". Captura la pantalla y guárdala como "busqueda".

Cerrar la base de datos

• Cierra la base de datos "discoteca" sin guardar los cambios (para no introducir ningún filtro).

Comprimir ficheros

• Comprime las imágenes capturadas "orden.png", "autofiltro.png", "filtest1.png", "filtest2.png" y "busqueda.png" en un fichero con nombre "ordfilt.zip".

Subir el fichero

• Sube el fichero "ordfilt.zip" a la plataforma.