1. Propiedad Formato

Los campos tienen diferentes características que permiten su personalización dentro de un rango determinado de valores. Gracias a ellos podemos especificar y afinar el tipo de elemento así como su estructura. La propiedad Formato determina la manera en que se mostrarán los datos en un campo de una tabla, pero NO los modifica.

Podemos utilizar el Asistente para formatos o podemos escribir directamente la máscara en el campo.

Esta propiedad es importante en muchos campos pero, posiblemente, donde más cuidado hay que tener con ella es en los campos de tipo "tiempo" para no tener problemas cuando introduzcamos fechas y horas.

2. Asistente para formatos

El asistente nos permite elegir entre una serie de formatos preestablecidos. Para ejecutar el asistente iremos al campo y en la propiedad Ejemplo de formato haremos clic en el botón situado a la derecha:

Existen diferentes tipos entre los que encontramos:

• Texto
• Numérico
• Fecha
• Tiempo
• Científico

2.1. Tipo Numérico

Todas estas máscaras establecen el formato en que se visualizará el campo numérico. Disponemos de las mismas opciones que en la hoja de cálculo Calc.

1. Decimales. Indica el número de decimales a mostrar.
2. Ceros principales. Número máximo de ceros delante de la coma decimal.
3. Números negativos en rojo. Los números negativos se visualizan en color rojo.
4. Separador de miles. Los miles se separan con punto.

2.2. Tipo Fecha

Todas estas máscaras restringen la entrada de fechas.

1. Lenguaje. En la parte superior derecha podemos elegir el idioma. La elección de idioma no es un tema trivial ya que, por ejemplo, los formatos de fecha predefinidos no serán los mismos para idiomas de países anglosajones que para países europeos continentales.
2. Formato. Existen una serie de formatos predefinidos que se muestran en la ventana superior central. Un ejemplo de cómo se vería el formato elegido se muestra en el rectángulo que aparece en el centro de la ventana a la derecha.
3. Formato de código. Todos los formatos predefinidos pueden ser adaptados por el usuario y guardados para su uso posterior.

2.3. Tipo Tiempo

Todas estas máscaras restringen la entrada de tiempos y son similares a las anteriores.

1. Lenguaje. En la parte superior derecha podemos elegir el idioma. La elección de idioma no es un tema trivial ya que, por ejemplo, los formatos de fecha predefinidos no serán los mismos para idiomas de países anglosajones que para países europeos continentales.
2. Formato. Existen una serie de formatos predefinidos que se muestran en la ventana superior central. Un ejemplo de cómo se vería el formato elegido se muestra en el rectángulo que aparece en el centro de la ventana a la derecha.
3. Formato de código. Todos los formatos predefinidos pueden ser adaptados por el usuario y guardados para su uso posterior. En el ejemplo se mostrarían dos digitos para las horas, dos para los minutos y dos para los segundos.

2.4. Tipo Científico

Todas estas máscaras restringen la entrada de números en notación científica.

1. Lenguaje. En la parte superior derecha podemos elegir el idioma. La elección de idioma no es un tema trivial ya que, por ejemplo, los formatos de fecha predefinidos no serán los mismos para idiomas de países anglosajones que para países europeos continentales.
2. Formato. Existen una serie de formatos predefinidos que se muestran en la ventana superior central. Únicamente existen dos, uno con tres números para el exponente y otro para dos.
3. Formato de código. Todos los formatos predefinidos pueden ser adaptados por el usuario y guardados para su uso posterior. En el ejemplo se mostraría un dígito entero, dos decimales y tres para el exponente.

Tabla MUSICA. Edición

• Abre la base de datos "discoteca".
• Haz clic en el botón Tablas de barra de Base de datos.
• Selecciona la tabla MUSICA.
• Edita la tabla Musica haciendo clic en el icono Editar.

Campo Fecha de adquisición

• Selecciona el campo "Fecha_adq" y en el panel de propiedades inferior haz clic en el botón con puntos suspensivos del campo Ejemplo de formato.
• Elige la categoría Fecha y el formato "31/12/99".
• Haz clic en el botón Aceptar.

Campo precio

• Ahora selecciona el campo Precio y en el panel de propiedades inferior selecciona el botón con puntos suspensivos del campo Ejemplo de formato.
• Selecciona la categoría Moneda.
• Haz clic en Aceptar.

• Guarda los cambios.
• Cierra la vista diseño (edición de tablas).

3. Hoja de datos

Una vez tenemos las tablas creadas junto con los formatos necesarios, el siguiente paso es su edición, ya que habitualmente requeriremos insertar datos, modificar los ya existentes o eliminarlos.

Después de crear nuestra tabla, vamos a aprender a editar filas de datos; es decir, en nuestro caso, vamos a editar los datos de cada álbum musical para modificar su contenido.

Podemos editar datos a través de lo que se conoce como hoja de datos. Para acceder a ésta podemos:

• Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el panel de objetos
• Hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la tabla en el panel de objetos y seleccionar la opción Abrir

En la pantalla que se mostrará se permite la inserción, modificación y eliminación de los datos de la base de datos:

Lo primero que observaremos será una flecha verde situada en la parte izquierda de la ventana. El registro que se corresponde con el campo resaltado se denomina registro activo:

También podremos observar que aparecerán todas las columnas que hayamos creado previamente en la definición de la tabla y, en caso de ser la primera vez que accedemos para insertar datos éstas estarán vacías.

Hasta el momento sólo hemos definido la estructura, es decir, el esqueleto de la tabla, pero no hemos introducido ningún dato. La estructura define qué es lo que va contener nuestra tabla, pero no contiene información.

Por otro lado, en la imagen superior, vemos que la columna “Original” aparece con un cuadrado. Este cuadrado nos indica que es un campo del tipo “Sí/No” y que aparezca con fondo verde significa que no hay ninguna opción elegida por el momento.

Al introducir datos, marcaremos con el ratón. Si está marcada significa SI y si está desmarcada, significa NO.

4. Inserción de datos

Para realizar la inserción de datos debemos seguir los siguientes pasos:

• Abrir la base de datos para edición.
• Situarnos en el último registro, el cual está marcado con el botón .
• Escribir el primer dato del nuevo registro y pulsar Intro.
• Repetir el paso anterior hasta completar los datos del registro.

Tabla MUSICA. Introducción de datos

• Abre la tabla MUSICA.
• Introduce varios registros con información de cada álbum. Rellena los registros uno a uno. Puede introducirse los datos que se desee. Por ejemplo:

• Guarda los cambios.

5. Navegación entre registros

En la parte inferior de la ventana podemos ver la Barra de navegación entre registros. Utilizaremos los botones de desplazamiento para desplazarnos con rapidez entre registros.

En esta barra se nos muestra la fila actual en la que estamos, así como los botones, por este orden, para ir a la primera fila, a la anterior, a la siguiente, a la última o crear una nueva.

Además de la barra, podemos utilizar el teclado con las siguientes teclas o combinaciones:

• Tab: sitúa el cursor en el campo siguiente al registro activo
• Mayús+Tab: sitúa el cursor en el campo anterior al registro activo
• Flecha arriba: sitúa el cursor en el campo del registro anterior
• Flecha abajo: sitúa el cursor en el campo del registro siguiente

6. Modificación de datos

Los datos de una base de datos son dinámicos, ya que pueden sufrir variaciones a lo largo del tiempo o incluso desaparecer por distintos motivos. Modificar y eliminar datos de nuestras tablas es un proceso simple y común que no representa ningún problema.

Para poder modificar los datos de una tabla hay que tener activada la Edición de datos mediante el botón de la barra de herramientas. Una vez activado veremos el cambio ya que la primera celda se coloreará en azul.

Cuando se ha modificado el dato, el icono de la flecha verde (registro activo) se cambiará al de modificación .

Para modificar el valor de un campo de alguna fila en particular, nos situamos con el cursor en el valor a cambiar y lo reescribimos. En el caso de los campos Sí/No, basta con marcar o desmarcar la casilla.

Modificación de datos

• Inserta dos nuevos registros (6 y 7 en la imagen) con los siguientes datos:

• Al revisar catálogos musicales por Internet, resulta que el título correcto del álbum 6 es “Blade Runner Luxe Edition”. Entonces, nos situamos en el campo, modificamos el título y guardamos los cambios.

• Guarda los cambios.

7. Borrado de datos

Para borrar una fila entera, basta con situarse con el cursor al inicio de la fila y con el botón derecho del ratón seleccionar Eliminar filas. También podemos ir al menú Editar → Borrar registro.

La eliminación de un registro supone la pérdida de sus datos sin posibilidad de recuperación, es por ello que, antes de realizar el borrado, se mostrará un aviso para confirmarlo. En caso de estar seguros de la eliminación deberemos seleccionar la opción Sí.

Borrado de datos

• Ve a la tabla MUSICA.
• Elimina la información del registro 7. Tras escuchar la copia del disco, hemos comprobado que la calidad de sonido es pésima, por lo que borraremos todos los datos del álbum.

• Responde Sí en el cuadro de diálogo para confirmar el borrado.

• Guarda los cambios.

A la hora de diseñar una base de datos es necesario definir la manera de mantener la integridad de los datos que serán almacenados en ella. La integridad de los datos depende, entre otras cosas, de que la tabla sólo contenga datos válidos. Base ofrece algunas características para lograrlo, que detallamos a continuación.

8. Propiedad Valor por defecto

Mediante esta propiedad podemos establecer un valor por defecto para un campo. De este modo, cuando se cree un nuevo registro, en dicho campo aparecerá el valor predeterminado. Este valor puede modificarse, igual que el resto de datos del registro aunque deberá ser del mismo tipo que el fijado en el campo.

Tabla MUSICA. Edición

• Abre la tabla MUSICA para edición.

Campo Autor

• Selecciona el campo "Autor" en la tabla.

• En la parte inferior se mostrarán las propiedades del campo, entre ellas el de Valor predeterminado:

• Inserta el valor predeterminado "Sin autor".

• Guarda los cambios.

Campo Precio

• Ve al campo “Precio”.
• En la ventana de propiedades (parte inferior), pon 0 en la opción Valor predeterminado.
• Guarda los cambios.
• Cierra la vista diseño (edición de tablas).

Introducir datos

Para comprobar que se han realizado correctamente las modificaciones, probaremos a insertar un nuevo registro en la tabla y observaremos que aparece, en los campos que hemos modificado, el valor por defecto fijado:

• Abre la tabla MUSICA para introducir datos.
• Inserta un nuevo registro. Observa que en el campo "Autor" se muestra por defecto el valor "Sin autor" y en el campo "Precio" se muestra por defecto el valor numérico "0". Rellena el resto de campos.

• Guarda los cambios.

9. Propiedad Requerido

En muchos casos nos encontramos que hay campos que son información fundamental de nuestro interés, mientras otros son opcionales. La propiedad “requerido” obliga al usuario a introducir datos en un campo para poder guardar el registro. De este modo, dicho campo no podrá contener valores nulos, es decir, no podrá estar vacío.

Tabla MUSICA. Edición

• Abre la tabla MUSICA para edición.

Campo Autor

• Selecciona el campo "Autor" en la tabla.
• En la parte inferior, establece la propiedad Entrada requerida a Sí.

• Guarda los cambios.
• Cierra la vista diseño (edición de tablas).

Introducir datos

Para comprobar que se han realizado correctamente las modificaciones, probaremos a insertar un nuevo registro en la tabla y observaremos que aparece, en los campos que hemos modificado, el valor por defecto fijado:

• Abre la tabla MUSICA para introducir datos.
• Introduce un nuevo registro sin autor (es decir, con el campo en blanco). Por ejemplo:

• Guarda los cambios. Base nos mostrará un mensaje indicándonos que falta por rellenar el campo Autor.

• Pulsa Aceptar.
• Haz clic a la izquierda sobre el lápiz con el botón derecho del ratón y elige la opción Deshacer: entrada de datos.
• Cierra la tabla MUSICA.

Cerrar la base de datos

• Guarda los cambios en la base de datos.
• Cierra la base de datos "discoteca".