1. Esquemas

Los esquemas se utilizan para hacer agrupaciones de datos. A diferencia de la consolidación de datos, los esquemas se refieren a la misma hoja de cálculo y no realizan ningún cálculo de consolidación. Un esquema representa un resumen preciso y organizado que genera información perfectamente esquematizada. Como ejemplos de esquemas, podemos tener el detalle de ventas por regiones, el índice de un libro, etc.

1.1. Creación de esquemas automáticos

Calc permite la creación manual y automática de esquemas. La mejor opción es crear esquemas automáticos, puesto que es más rápido que realizarlo manualmente. Sin embargo, debemos cumplir unos requisitos previos para ello:

• Los datos deben ser los adecuados para crear un esquema, es decir, deben tener una clasificación lógica o jerarquía.
• Una hoja sólo puede contener un esquema. Si queremos disponer de más esquemas sobre la información de la hoja, debemos copiar los datos en una nueva hoja.
• Las filas de resumen deben estar en la parte superior o inferior de los datos, sin mezclarse con éstos. Dichas filas deben contener fórmulas o referencias.
• Las columnas de resumen deben estar a la izquierda o derecha de los datos, sin mezclarse con éstos. Dichas columnas deben contener fórmulas o referencias.

La empresa "Cebollas Nollores" ha exportado los datos de sus ventas del último año a un fichero de hoja de cálculo. Sin embargo, el formato exportado contiene los datos sin clasificar, por lo que será necesario esquematizar la información y proceder a su tratamiento estadístico, ya que la empresa quiere saber el detalle de ventas a distribuidores.

Descargar la hoja

• Descarga del portal la hoja de cálculo para el ejercicio. DESCARGAR
• Guarda el fichero descargado como "esquema".
• Renombra "Hoja1" como "Cebollas".

Inserción de filas. Trimestres

• Modifica los datos en la hoja tal y como se muestran a continuación.
• Inserta una fila antes de cada trimestre. La fila 1 la utilizaremos después para poner el título principal. El resto nos servirá para calcular los totales por trimestre y realizar la agrupación y el esquema.
• Por ejemplo:

Introducción de datos

A continuación vamos a introducir los datos que faltan y a poner el formato correspondiente en las celdas, para que la presentación quede profesional.

• Puede utilizarse los efectos y colores que se desee.
• Introduce los datos en la hoja tal y como se muestran a continuación.
• Descarga del portal la imagen del campo de cebollas. DESCARGAR
• Inserta la imagen descargada. Pon borde de línea.
• Crea un cuadro con el texto “Cebollas Nollores".
• Pon formato Cantidad sin decimales y con separador de miles para las cantidades de cebollas.
• Por ejemplo:

Totales. Trimestres

• Calcula el total de cada trimestre. Total trimestre = suma de las cantidades de la columna del trimestre
• Pon formato Cantidad sin decimales y con separador de miles.
• Rellena el resto de la fila utilizando la función autocompletar.
• Comprueba los resultados:

Creación de esquema automático (filas)

Vamos a crear un esquema automático con toda la información disponible. Tenemos los datos estructurados y las fórmulas correspondientes.

• Selecciona el rango de celdas A2:E33.
• Ve al menú Datos → Grupo y esquema → Agrupar.
• En el cuadro de diálogo que aparece elige la opción Filas.
• Haz clic en Aceptar.

Acabamos de agrupar los datos por filas (comprueba que a la izquierda de las filas aparece el icono de agrupación y arriba a la izquierda de la primera fila, los niveles de agrupación):

Ahora debemos ejecutar el segundo paso, que consiste en crear el esquema a partir de esta agrupación.

• Ve al menú Datos → Grupo y esquema → Esquema automático.
• Comprueba los resultados:

Para comprimir y/o expandir una parte del esquema, haremos clic en los iconos - y + de cada nivel. Para comprimir y/o expandir el esquema completo, haremos clic en los botones de niveles 1 y 2.

• Haz clic en el botón 1 (primer nivel de agrupación). Comprueba cómo se contraen los datos y se muestra sólo el resumen:

1.2. Agrupación en columnas

En el ejercicio anterior hemos realizado una agrupación por filas y generado el esquema correspondiente. A continuación, sobre la misma hoja, realizaremos una agrupación adicional por columnas.

Vamos a añadir una nueva columna con los totales por distribuidor para cada trimestre. Después, crearemos otro esquema adicional pero agrupado por columnas.

Introducción de datos. Total por distribuidor

• Puede utilizarse los efectos y colores que se desee.
• Añade una nueva columna a la derecha de los datos tal y como se muestran a continuación.
• Por ejemplo:

Totales. Distribuidores

• Calcula el total de cada distribuidor. Total distribuidor = suma de las cantidades de la fila del distribuidor
• Pon formato Cantidad sin decimales y con separador de miles.
• Rellena el resto de la columna utilizando la función autocompletar.
• Comprueba los resultados:

Creación de esquema automático (columnas)

• Selecciona el rango de celdas A2:F33.
• Ve al menú Datos → Grupo y esquema → Agrupar.
• En el cuadro de diálogo que aparece elige la opción Columnas.
• Haz clic en Aceptar.
• Ve al menú Datos → Grupo y esquema → Esquema automático.
• Comprueba los resultados:

Ahora tenemos un esquema tanto en vertical (filas) como en horizontal (columnas). Podemos contraer y/o expandir el esquema por filas o columnas, mediante los iconos - y + y los botones 1 y 2.

Gráfico. Columnas apiladas 3D

Vamos a representar los totales por trimestre mediante un gráfico de columnas apiladas.

• Muestra sólo los totales por trimestre. Haz clic en el botón 1 de las filas.

• Selecciona el rango de datos A2:E33.

• Crea un gráfico de Columna tipo "Porcentaje apilado", vista 3D.
  • Título: TOTALES POR TRIMESTRE
  • Eje X: Trimestres
  • Eje Y: % Tipo de cebollas
• Personaliza el gráfico con color de fondo. Cambia el color y fondo del título. Gira los títulos del eje X en vertical.
• Por ejemplo:

Subir la hoja de cálculo

• Guarda los cambios.
• Sube el fichero "esquema" a la plataforma.