La validación de datos permite establecer restricciones a los valores que se pueden introducir en una celda. Por ejemplo, podemos limitar el contenido sólo para valores numéricos, limitar el número máximo de caracteres de texto, limitar a una lista de valores, etc.
Para validar datos, iremos al Menú Datos → Validez. Aparece un cuadro de diálogo con 3 pestañas:
Criterios: especifica las condiciones de los valores nuevos que se insertan en las celdas.
Permitir. Establece la condición de entrada de datos, es decir, qué información está permitida para la celda o conjunto de celdas. Por ejemplo: números enteros, decimales, fecha, hora, etc.
Datos. Permite restringir la entrada para una lista de valores determinados. Si los datos no están dentro de los valores posibles, no se permite introducir el valor en la celda.
Ayuda sobre la entrada. Sirve para crear una ventana de mensaje de ayuda al usuario, para indicarle qué valores están permitidos en una celda. Al seleccionar la celda, se mostrará el título y el texto de la Ayuda emergente.
Mensaje de error. Sirve para crear una ventana de mensaje error al usuario y aplicar la acción correspondiente en caso de error. Acciones:
Detener. No se aceptan las entradas incorrectas y se conserva el contenido anterior de las celdas.
Aviso o Información. Permiten ver en pantalla un diálogo en el que podemos aceptar o cancelar la entrada del valor.
1.1. Limitación a valores numéricos
Este criterio de validación limita la entrada de datos a valores numéricos, por lo que no se permite texto.
La regla de validez se activa al especificar un valor nuevo. Si en la celda ya se ha insertado un valor incorrecto, o si se inserta un valor con los métodos de arrastrar y soltar o copiar y pegar, la regla de validez no tiene efecto alguno.
Ejercicio
Vamos a modificar algunas hojas de cálculo de ejercicios anteriores para añadir la funcionalidad de la validación de datos.
Libro de trabajo "Electrónica"
Abre el fichero "electronica" creado en ejercicios anteriores.
Guarda la hoja con el nombre "vpelectronica".
Validación de datos. Cantidad
Vamos a validar la entrada de datos, de forma que sólo se permitan valores enteros. En caso de no introducir cantidades enteras, mostraremos un mensaje de error e impediremos que se introduzca el número.
Selecciona el rango de celdas E9:E23.
Ve al menú Datos → Validez. En el cuadro de diálogo:
Criterios. En el campo Permitir, selecciona el valor "Números enteros". Deja marcada la casilla de "Permitir celdas en blanco". En el campo Datos, selecciona "mayor que" y teclea el valor mínimo 0 (no tiene sentido una cantidad 0).
Ayuda sobre la entrada. En el campo Título teclea "Cantidad". En el campo Ayuda de entrada escribe "Introducir sólo números enteros".
Mensaje de error. En el campo Acción selecciona la opción "Detener". En el campo Título teclea "Código". En el campo Mensaje de error escribe "El código de artículo no existe en la hoja de Productos".
Ve a la celda E9 y desplázate por el resto de la columna "Cantidad". Ahora se muestra un mensaje de ayuda al usuario:
Ve a la fila 21. Introduce el artículo "B04". En la columna cantidad, escribe 3,4. Ahora se muestra un mensaje de error y no se permite introducir números decimales:
Vuelve a la columna cantidad, pero esta vez escribe 3. Ahora no se muestra el mensaje de error, ya que el valor 3 es entero y está permitido.
Calcula el importe mediante la función Autocompletar.
Comprueba los resultados:
Contenidos
1.2. Limitación a lista de valores
Este criterio de validación limita la entrada de datos válidos a una lista de valores. La lista de valores válidos se corresponde con un rango de datos donde se encuentra la información correspondiente. Cuando se selecciona una de las celdas con esta validación, aparece una lista desplegable. Al hacer clic en la flecha, aparecerá la lista de valores válidos. De esta forma, sólo tenemos que hacer clic en el valor que se desee introducir.
Ejercicio
Validación de datos. Código
Vamos a validar la entrada de datos, de forma que sólo se permitan los valores contenidos en el catálogo de productos de la tienda. En caso de introducir un código inexistente, mostraremos un mensaje de error e impediremos que se introduzca ese código.
Selecciona el rango de celdas B9:B23.
Ve al menú Datos → Validez. En el cuadro de diálogo:
Criterios. En el campo Permitir, selecciona el valor "Intervalo de celdas". En el campo Origen, selecciona el rango de celdas que contiene los diferentes artículos en la hoja "Productos".
Mensaje de error. En el campo Acción selecciona la opción "Detener". En el campo Título teclea "Código". En el campo Mensaje de error escribe "Sólo se permiten valores enteros".
Ve a la celda B22 y teclea un código de artículo inexistente. Comprueba que se muestra el mensaje de error y que se impide introducir el valor:
Contenidos
2. Protección de celdas
Las propiedades de protección sirven para prevenir cambios accidentales no deseados. En Calc podemos proteger un libro de trabajo completo y cada una de las hojas que contiene, pudiendo elegir qué celdas en concreto han de estar protegidas contra modificaciones. Además, Calc permite definir niveles adicionales de protección: si las fórmulas pueden ser vistas desde el propio programa, qué celdas serán visibles y cuáles podrán ser impresas.
La protección de celdas sólo será efectiva cuando se proteja toda la hoja. Primero establecemos las celdas que estarán protegidas y después debemos proteger toda la hoja y guardar el documento, para que estas restricciones tengan efecto.
Pasos para proteger celdas:
Seleccionar las celdas que se quiere proteger.
Ir al Menú Formato → Celda o con el botón derecho del ratón elegir la opción Formato de celdas. Hacer clic en la pestaña Protección de celda.
Seleccionar las opciones de protección que se desean (sólo se aplicarán estas opciones después de proteger la hoja desde el menú Herramientas). Opciones:
Protegida. Impide que se realicen cambios en el contenido y el formato de una celda.
Ocultar fórmulas. Oculta y protege las fórmulas contra cambios.
Ocultar para la impresión. Oculta las celdas protegidas en el documento impreso. Las celdas no se ocultan en pantalla.
Hacer clic en Aceptar.
Aplicar las opciones de protección. Para proteger las celdas de cambios, visualización o impresión según los valores establecidos, ir al menú Herramientas → Proteger documento → Hoja.
Contraseña (Opcional). Escribir una contraseña. Si olvidamos la contraseña, no podremos desactivar la protección. Si únicamente deseamos proteger las celdas de los cambios involuntarios, estableceremos la protección de hojas pero sin contraseña.
Hacer clic en Aceptar.
La protección de celdas no proporciona protección de seguridad, ya que son 2 cosas distintas. Por ejemplo, las propiedades de protección pueden saltarse exportando la hoja de cálculo a otro formato.
Sin embargo, si establecemos una contraseña para nuestro libro de trabajo (fichero), dicho archivo sólo puede ser abierto con esa contraseña. Esto es lo que se conoce como protección de seguridad.
Ejercicio
En la hoja de factura hay información que se obtiene mediante fórmulas. Estos datos no deben modificarse, puesto que sería incoherente que, por ejemplo, tuviéramos una descripción de artículo que no corresponde con su código. De este modo, existirán celdas que deben estar protegidas y otras que son las que necesitamos para introducir la información.
Protección de celdas
Vamos a proteger todas las celdas de la factura, excepto la columna del código y la cantidad, puesto que estos datos deben ser introducidos por el vendedor. Por defecto, Calc tiene marcadas todas las celdas como protegidas, así que debemos desmarcar la columna del código y la cantidad.
Columna código. Selecciona el rango de celdas A9:A23.
Ve al Menú Formato → Celda o con el botón derecho del ratón elige la opción Formato de celdas. Haz clic en la pestaña Protección de celda.
Desmarca la casilla Protegida.
Haz clic en Aceptar.
Repite los mismos pasos pero para la columna de cantidad (rango E9:E23).
Una vez desprotegidas las celdas que pueden ser modificadas por el usuario, vamos a activar las opciones de protección.
Ve al menú Herramientas → Proteger documento → Hoja.
Teclea la contraseña "eureka". En el campo Confirmar, vuelve a teclear la misma contraseña.
Haz clic en Aceptar.
Recuerda que no debes olvidar la contraseña, puesto que de lo contrario, no podrás desproteger las celdas para realizar modificaciones.
Haz clic en la celda C22. Comprueba que se muestra el mensaje de error que impide modificar el valor de la celda:
Prueba en otras celdas. Comprueba que sólo puedes escribir en la columna del código y la cantidad.
Guarda los cambios.
Subir la hoja de cálculo
Sube el fichero "vpelectronica" a la plataforma.
Ejercicio
Ahora vamos a repetir lo visto anteriormente pero en otra hoja de cálculo.
Libro de trabajo "Bar Covelero"
Abre el fichero "barcovelero" creado en ejercicios anteriores.
Guarda la hoja con el nombre "vpbarcovelero".
Validación de datos. Cantidad y código
Cantidad. Valida la entrada de datos, de forma que sólo se permitan valores enteros. En caso de no introducir cantidades enteras, mostraremos un mensaje de error e impediremos que se introduzca el número.
Código. Valida la entrada de datos, de forma que sólo se permitan los valores contenidos en el catálogo de productos del bar. En caso de introducir un código inexistente, mostraremos un mensaje de error e impediremos que se introduzca ese código.
Comprueba la validación de datos.
Protección de celdas
Vamos a proteger todas las celdas de la factura, excepto la columna del código y la cantidad, puesto que estos datos deben ser introducidos por el camarero.
Cantidad. Deprotege la columna.
Código. Desprotege la columna.
Activa la protección de celdas. Ve al menú Herramientas → Proteger documento → Hoja. Deja la contraseña en blanco.
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