1. Funciones de búsqueda. BUSCARV

Vamos a repasar el funcionamiento de la función BUSCARV, revisando otros conceptos vistos en niveles anteriores.

El Bar Covelero quiere automatizar sus comandas en una hoja de cálculo.

Crear nueva hoja

• Crea una nueva hoja de cálculo.
• Renombra “Hoja1” como “Carta".
• Guarda la hoja con el nombre “barcovelero”.

Introducción de datos. Hoja 1

• Puede utilizarse los efectos y colores que se desee.
• Introduce los datos en la hoja tal y como se muestran a continuación.
• Crea un rectángulo con el texto “Carta”.
• Pon formato Moneda con 2 decimales para el precio de los productos de la carta.
• Por ejemplo:

Introducción de datos. Hoja 2

• Añade una nueva hoja de cálculo. Haz clic en el botón con el signo más que hay a la derecha de la hoja "Carta".
• Renombra “Hoja2” como “Bar".

• Puede utilizarse los efectos y colores que se desee.
• Introduce los datos en la hoja tal y como se muestran a continuación.
• Crea un rótulo artístico con el texto “Bar Covelero”.
• Descarga del portal la imagen del barco. DESCARGAR
• Inserta la imagen descargada. Menú Insertar → Imagen → A partir de archivo.
• Por ejemplo:

Buscar descripción y precio del artículo

Vamos a obtener la descripción del artículo buscando por la columna código.

• Ve a la celda A4. Escribe “A01”.
• Ve a la celda B4. Haz clic en el asistente para funciones.
• Elige la función BUSCARV dentro del apartado Hoja de cálculo
  • Criterio de búsqueda. Haz clic en A4.
  • Matriz. Haz clic en el icono . A continuación haz clic en la hoja “Carta” y selecciona el rango de valores A4:C20, es decir, todos los productos de la carta. Haz clic de nuevo en el icono .
  • Índice. Haz clic en este campo. Teclea el valor 2, ya que deseamos obtener el valor de la segunda columna.
  • Ordenación. Escribe el valor 0. De esta modo, forzamos a Calc a buscar el código en todo el rango de búsqueda.
• Ve a la celda C4. Obtén el precio del artículo buscando por la columna código.
• Pon formato Moneda a la columna precio.

2. Control de errores. Función SI

La función lógica SI nos va a permitir, mediante una condición, comprobar valores no deseados, de forma que podamos no mostrarlos en nuestra hoja de cálculo.

• Rellena el resto de la columna Descripción con la función Autocompletar.
• Rellena el resto de la columna Precio con la función Autocompletar.

¿Qué ocurre?

Como puede comprobarse, Calc nos devuelve un error, ya que sólo disponemos del código de artículo para la fila 4. En el resto, la función BUSCARV no encuentra el código y devuelve un error.

¿Cómo podemos solucionar este problema?

Para solucionar este error vamos a utilizar 2 funciones: ESBLANCO y el condicional SI. La primera nos servirá para comprobar si una celda está vacía o tiene datos. Mediante el condicional SI evaluaremos la condición de celda vacía. Si está vacía no devolveremos nada y si no, devolveremos el resultado de BUSCARV.

• Columna descripción. Ve a la celda B4. Modifica la fórmula y pon =SI(ESBLANCO(A4);"";BUSCARV(A4;$Carta.A4:C20;2;0))
• Rellena el resto de la columna utilizando la función autocompletar.
• Columna precio. Ve a la celda C4. Modifica la fórmula y pon =SI(ESBLANCO(A4);"";BUSCARV(A4;$Carta.A4:C20;3;0))
• Rellena el resto de la columna utilizando la función autocompletar.

Ahora, primero comprobamos si la celda está vacía. En caso afirmativo, la fórmula devuelve la cadena vacía dobles comillas (nada), por lo que la celda continuará vacía. Si contiene datos, es decir, si hay escrito un código, el resultado será el de la función BUSCARV.

SI (ESBLANCO(A4)) = Verdadero → se devuelve la cadena vacía dobles comillas

SI (ESBLANCO(A4)) = Falso → la casilla A4 contiene un código de producto y entonces se devuelve el resultado de buscar dicho código con la función BUSCARV, bien sea la descripción o el precio.

3. Referencias absolutas

Cuando utilicemos las funciones de búsqueda (BUSCARV, BUSCARH), debemos asegurarnos que siempre buscamos en el mismo rango de datos.

• Introduce los códigos que se muestran a continuación.
• Rellena el resto de la columna Descripción con la función Autocompletar.
• Rellena el resto de la columna Precio con la función Autocompletar.

¿Qué ocurre?

Como puede comprobarse, vuelve a mostrarse un error. Esta vez tiene fácil solución, ya que si nos damos cuenta el problema viene por las referencias de celda. Cuando le decimos a la función BUSCARV que busque un código, queremos que siempre sea en el mismo rango. Al rellenar la celda, se utilizan referencias relativas.

• Columna descripción. Ve a la celda B4. Modifica la fórmula e incluye el símbolo de $ en la matriz de búsqueda: =SI(ESBLANCO(A4);"";BUSCARV(A4;$Carta.$A$4:$C$20;2;0))
• Rellena el resto de la columna utilizando la función autocompletar.
• Repite la operación para la columna precio.

Total por línea

• Rellena la columna cantidad con los datos que se muestran debajo.
• Calcula el importe de cada línea. Importe = Cantidad * Precio
• Por ejemplo, para la celda E4 tenemos Importe = C4 * D4
• Rellena el resto de la columna utilizando la función autocompletar.
• Pon formato Moneda a la columna importe.

Totales

• Calcula la base imponible. Utiliza la función de Autosuma. Base imponible = Suma de la columna Importe
• Calcula el importe IVA. Importe IVA = Base imponible * B20
• Calcula el total a pagar. Total a pagar = Importe Total + Importe IVA
• Introduce el valor 370 en la casilla de entrega E22.
• Calcula el cambio a devolver. Cambio = Entrega – Total a pagar
• Pon formato Moneda a las celdas de importe total, importe IVA, total a pagar, entrega y cambio.
• Comprueba los resultados finales:

4. Formato condicional

Vamos a crear un formato condicional para que si el valor de entrega es menor que el total a pagar, se visualice el texto en color blanco negrita con fondo rojo.

• Crea un nuevo estilo de nombre "Rojo" en el menú Formato → Estilos y formato. Define la letra en color blanco negrita y fondo rojo.
• Crea un formato condicional para la celda Entrega. Ve a la celda E22 y selecciona el menú Formato → Formato condicional → Condición. Añade la condición para que si el valor de entrega es menor que el total a pagar, se visualice el texto con el nuevo estilo (en color blanco negrita con fondo rojo).

• Prueba a introducir un valor menor que el total a pagar (por ejemplo 350) y comprueba el resultado:

Subir la hoja de cálculo

• Guarda los cambios.
• Sube el fichero "barcovelero" a la plataforma.