1. Consultas de datos

De nada sirve tener nuestra información perfectamente estructurada en tablas, si no existe la posibilidad de recuperar esos datos. Para tal fin, los Sistemas Gestores de Bases de Datos y, más concretamente Base, dispone de un tipo predeterminado de objeto denominado Consultas. En esta unidad aprenderemos a crear consultas mediante la ayuda del asistente, con lo que su generación será muy sencilla.

Las consultas son objetos que permiten formular preguntas a Base sobre el contenido de una o de varias tablas; es decir, son objetos que vamos a utilizar para visualizar parte de la información contenida en nuestras bases de datos. Gracias a las consultas tendremos la posibilidad de obtener toda la información contenida en las tablas añadiendo interesantes funcionalidades:

• Filtrar la información para recuperar sólo aquellos datos que te interesen en cada caso.

• Ordenar la información recuperada utilizando tantos criterios como necesites.

• Utilizar varias tablas para obtener datos combinados de ellas. Sin duda, sólo por este motivo ya tienen sentido las bases de datos, y más concretamente las consultas.

El resultado de una consulta se denomina Hoja de Datos y presenta aspecto de tabla; sin embargo, las consultas no crean nuevas tablas, sino que muestran parte de la tabla o las tablas sobre las que se realiza la consulta.

En Base las consultas se pueden crear de tres modos distintos: en modo Diseño, utilizando el asistente o utilizando SQL.

2. Consultas con el asistente

El Asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los campos especificados en una o más tablas o consultas. Si se desea, el asistente también puede sumar, contar y obtener el promedio de los valores de grupos de registros o de todos los registros y puede calcular el valor mínimo o máximo de un campo.

No obstante, no es posible limitar los registros recuperados mediante el establecimiento de criterios.

Crear consulta con el asistente

• Abre la base de datos "discoteca".
• Haz clic en el botón Consultas de la Barra de Objetos.
• En la zona superior de Tareas, haz clic en la opción Usar el asistente para crear una consulta.

A continuación se desplegará un asistente que nos guiará paso a paso para crear nuestra consulta.

2.1. Paso 1. Selección de campo

Debemos elegir qué campos queremos que se muestren en la consulta.

• En el campo Tablas, elige la tabla MUSICA.
• En Campos disponibles, selecciona los campos “Titulo”, “Autor”, “Observaciones” y “Soporte” utilizando los botones para pasar uno a uno los campos.

• Pulsa Siguiente.

2.2. Paso 2. Orden de clasificación

A continuación, podemos elegir si queremos que se muestren ordenados en función de los valores de uno o varios campos.

• Selecciona que se ordenen alfabéticamente por el campo “Titulo”.

• Pulsa Siguiente.

2.3. Paso 3. Condiciones de búsqueda

En el siguiente paso podemos elegir si queremos indicar uno o varios criterios de búsqueda; es decir, si queremos que las filas que se muestren cumplan alguna condición en particular.

• Como en nuestro caso el objetivo es mostrar sólo los álbumes en formato MP3, debemos indicar que para el campo “Soporte” sólo queremos aquellos que contengan el valor “MP3”.

• Pulsa Siguiente.

2.4. Paso 7. Alias

A continuación, podemos elegir con qué nombre (alias), se visualizarán las cabeceras de las columnas de los campos que hemos elegido al mostrar el resultado de la consulta.

• Como los nombres de los campos son bastante claros, dejamos las opciones por defecto.

• Pulsa Siguiente.

2.5. Paso 8. Información general

Para finalizar, se nos muestra un resumen con todas las opciones elegidas y es donde debemos indicar el nombre con el cuál se guardará la consulta. Además podemos elegir si al finalizar queremos que se muestre el resultado de la consulta o se abra la consulta en modo Diseño para afinar y detallar mejor la consulta.

• En el campo Nombre de la consulta escribe "MUSICA_MP3". Dejamos por defecto la opción “Mostrar consulta” para que se muestre el resultado.

• Pulsa Finalizar.

Una vez terminada, se ejecutará la consulta ofreciendo una serie de resultados:

Si cerramos la consulta veremos que, en el apartado de consultas, se ha creado con el nombre que le hemos dado:

Otras consultas

Vamos a crear más consultas.

• Crea una consulta llamada MUSICA_CD con las siguientes características:
  • Tabla: MUSICA
  • Que contenga los campos Titulo, Autor, Idioma, Observaciones, Fecha_adq y Soporte
  • Que esté ordenada ascendentemente por Autor
  • Que el campo Soporte sea igual a 'CD'
  • Los alias déjalos como están

• Crea una consulta llamada MUSICA_MICHAEL con las siguientes características:
  • Tabla: MUSICA
  • Que contenga los campos Titulo, Autor, Observaciones y Soporte
  • Que esté ordenada ascendentemente por Autor
  • Que el campo Autor sea igual a 'Michael Jackson'
  • Los alias déjalos como están

• Crea una consulta llamada CATALOGO con las siguientes características:
  • Tabla: MUSICA
  • Que contenga todos los campos de la tabla
  • Que esté ordenada ascendentemente por ID
  • No pongas condiciones de búsqueda
  • Los alias déjalos como están

• Crea una consulta llamada MUSICA_SONY con las siguientes características:
  • Tabla: MUSICA
  • Que contenga los campos ID, Titulo, Soporte, Discográfica e Idioma
  • Que esté ordenada ascendentemente por ID
  • Que el campo Discografica sea igual a 'Sony'
  • Los alias déjalos como están

• Guarda los cambios.

3. Consultas en vista diseño

En el apartado anterior hemos utilizado el asistente para crear consultas sencillas; sin embargo, Base dispone de un editor para diseñar consultas de forma más completa. En esta unidad aprenderemos a utilizar el editor y a conocer el potencial que se puede obtener gracias a la libertad de edición de las consultas.

3.1. Consultas sobre una tabla

Vamos a comenzar con consultas sencillas sobre los datos de una sóla tabla para posteriormente elaborar consultas más complejas. En el siguiente ejemplo crearemos una consulta sobre la tabla MUSICA mostrando 4 campos.

3.1.1. Ejemplo práctico: tabla MUSICA

• Haz clic en el botón Consultas de la Barra de Base de datos.
• En la zona superior de Tareas, haz clic en la opción Crear una consulta en modo de diseño.

• Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar tabla o consulta:

• Selecciona la tabla MUSICA y haz clic en el botón Añadir (o doble clic sobre el objeto).

En este momento aparecerá la ventana de diseño. En la zona superior de dicha ventana se muestra las tablas o consultas agregadas. En la zona inferior podemos seleccionar las diferentes columnas y aplicar filtros.

En la cuadrícula inferior se especifican los campos de la tabla que intervienen en la consulta. Se deben especificar los campos que deseamos que aparezcan como resultado de la consulta y los campos sobre los que se establecen las condiciones en la consulta.

La cuadrícula está dividida en filas y columnas. Cada columna corresponde con un campo. Cada fila específica una característica del campo.

Entre las propiedades del campo encontramos:

• Campo: Específica los campos que intervienen en la consulta.
• Alias: El valor que se escriba se mostrará en la cabecera de la columna de resultados en lugar del nombre del campo que tiene la tabla.
• Tabla: Muestra el nombre de la tabla de donde proceden los campos.
• Orden: Establece el orden en el que aparecerán los registros resultantes de la consulta al mostrar la hoja de datos.
• Visible: Indica qué campos, de los que se encuentran en zona inferior, se mostrarán en la hoja de datos.
• Función: Este característica se explicará más adelante.
• Criterio: Permite establecer la condición o condiciones que debe cumplir un campo para que el registro correspondiente aparezca en la hoja de datos.

Una vez vistos los elementos de la ventana de diseño estamos en disposición de añadir los campos a la consulta. Para ello seleccionaremos los campos de una de las dos formas posibles:

• Haciendo doble clic sobre el campo de la tabla
• Haciendo clic sobre el campo y arrastrándolo hasta la tabla hasta una de las columnas de la parte inferior

Si añadimos el campo con alguna de las opciones anteriores se mostrará en la parte inferior algo similar a la imagen:

Podremos repetir el proceso tantas veces como campos se quieran añadir de forma que se colocarán en las columnas siguientes.

• Selecciona los campos Titulo, Autor, Soporte y Discografica.

• Una vez terminada la consulta la guardaremos con nombre CONSULTA_EJEMPLO pulsando el botón y se mostrará una ventana en la que introduciremos el nombre de la consulta:

• A continuación ejecuta la consulta con el botón Ejecutar consulta , lo que hará que se muestren los resultados correspondientes a la misma:

• Para terminar, cierra la consulta y guarda los cambios en la base de datos.

Crear consultas sobre una tabla

• Crea una consulta llamada INFO_BASICA con las siguientes características:
  • Tabla: MUSICA
  • Que contenga los campos Titulo, Autor, Idioma, Observaciones, Fecha_adq y Soporte

• Crea una consulta llamada INFO_PRECIO con las siguientes características:
  • Tabla: MUSICA
  • Que contenga los campos Titulo, Precio, Foto y Observaciones

• Crea una consulta llamada INFO_DISCOGRAFICA con las siguientes características:
  • Tabla: MUSICA
  • Que contenga los campos Titulo, Discografica y Foto

3.2. Consultas sobre varias tablas

Las tablas de las bases de datos tienen relaciones y, en ocasiones, interesa que las consultas ofrezcan información de más de una tabla.

La forma de crear la consulta en este caso es similar a la que acabamos de ver en el punto anterior.

Crear consulta con varias tablas

• Haz clic en el botón Consultas de la Barra de Base de datos.
• En la zona superior de Tareas, haz clic en la opción Crear una consulta en modo de diseño.

• Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar tabla o consulta:

• Selecciona la tabla MUSICA y haz clic en el botón Añadir (o bien haz doble clic sobre el objeto).
• Repite el proceso y añade la tabla SOPORTE.

En la ventana de diseño se mostrarán ambas tablas ya relacionadas automáticamente, estando en disposición de añadir los campos a la consulta como se muestra en la figura inferior:

Como podemos observar, la fila Tabla contiene las dos tablas sobre las que hemos realizado la consulta, es decir, MUSICA y SOPORTE.

• Guarda la consulta como INFO_RESUMEN.

Otras consultas

• Crea una consulta llamada INFO_SOPORTE con las siguientes características:
  • Tabla: MUSICA
  • Que contenga los campos Titulo, Discografica y Foto
  • Tabla: SOPORTE
  • Que contenga el campo Soporte

Cerrar la base de datos

• Guarda los cambios.
• Cierra la base de datos "discoteca".